Содержание статьи
В 2023 году предприниматели должны будут использовать при сдачи отчетности новый документ — МЧД, машиночитаемую доверенность. Мы разобрались, что это такое и как оформить МЧД, в чем преимущества нововведения и с какого срока такой формат доверенности станет обязательным для всех.
Внутри компании многие сотрудники работают по доверенности, подписанной директором. Кадровые специалисты заключают трудовые договоры, сдают отчетность в ПФР; бухгалтеры также отправляют отчеты в контролирующие органы как законные представители фирмы. Для совершения таких действий было достаточно обычной доверенности, которая обычно заключалась на 3 года.
В 2021 году начался эксперимент по обмену машиночитаемыми доверенностями (МЧД) между бизнесом и ФНС. МЧД — это электронная доверенность в формате xml, подписанная КЭП генерального директора компании или индивидуального предпринимателя. Система контролирующего органа может считать такую доверенность автоматически.
Результаты эксперимента ФНС были признаны положительными, и вскоре было принято решение внедрить такой тип доверенности повсеместно. В статью 17.5 63-ФЗ «Об электронной подписи» были внесены изменения, которые определили применение машиночитаемых доверенностей для ЭДО. Сотрудники должны подписывать документы собственной КЭП, а не электронной подписью организации.
Новая форма МЧД доверенностей повышает безопасность их использования. Бумажная доверенность имела все риски, связанные с ненадежностью носителя, а также сложности с отзывом. Машиночитаемую доверенность может выдать только генеральный директор. Его квалифицированная электронная подпись в МЧД становится гарантом документа. Заверять доверенность у нотариуса не нужно. Отозвать электронную доверенность можно очень быстро, например, прямо в день увольнения сотрудника.
МЧД на сотрудника не нужно лично относить в контролирующие органы. Это обычный файл, его можно отправить онлайн. А еще потерять такую доверенность невозможно: она может храниться в электронных системах, например, у оператора ЭДО в вашей компании.
Как мы уже сказали, это электронный файл в формате xml, подписанный квалифицированной электронной подписью. В нем обязательно указываются:
Единый формат МЧД сейчас разрабатывают специалисты Минцифры РФ.
МЧД для ЭДО станет не только обязательной, но и очень полезной. Как и привычная бумажная доверенность, машиночитаемая версия имеет юридическую силу и предоставляет доверителю возможности, которые в ней указаны. Например:
В доверенности можно указать тот набор полномочий, который нужен для работы конкретному сотруднику. Документы, которые сопровождаются МЧД, автоматически подтверждают полномочия представителя компании в контролирующих органах. Например, для сдачи отчетов в налоговую достаточно один раз переслать туда сертификат МЧД. Дальше система вас уже “запомнит” и прикладывать доверенность каждый раз будет не нужно. Планируется, что работать с МЧД будут также Росстат, система Честный Знак, ЕГАИС и другие.
Так как внедрение машиночитаемых доверенностей пока еще идет в режиме эксперимента, то до 1 сентября 2023 года их применение необязательно.
До 31 августа 2023 года сотрудники могут использовать сертификаты электронной подписи юридического лица. В таком сертификате обязательно должны быть указаны личные данные представителя и данные компании. 1 сентября такие сертификаты станут недействительными, вся отчетность должна сопровождаться исключительно машиночитаемой доверенностью.
Чтобы начать работать по новым правилам, нужно сделать всего два шага:
Оформить КЭП на сотрудника можно в одном из удостоверяющих центров, аккредитованных Минцифры РФ или в компании, которая является партнером АЦ, например у нас в группе компаний «Визард». Такие подписи делаются быстро, но лучше заранее озаботиться этим вопросом. В августе 2023 года предприниматели, которые тянули с переходом до последнего, начнут массово заказывать такие подписи.
На сайте реестра МЧД, который сделала налоговая инспекция, есть инструкция, как создать МЧД. Также такую доверенность можно выпустить в 1С или в системе ЭДО, к которой подключена компания. Процесс максимально простой, сложность может возникнуть только с указанием кода полномочий МЧД. Такие коды нужно будет заранее уточнить в классификаторе на портале Единой системы нормативной справочной информации.
После выпуска МЧД сотрудник, наделенный полномочиями по доверенности, сможет отправлять отчетность в регулирующие органы. При этом документы он должен заверить собственной КЭП, а МЧД приложить к отчетности. Если машиночитаемая доверенность хранится в сторонней системе, достаточно будет просто указать номер МЧД.
Машиночитаемая доверенность станет обязательной для всех уже совсем скоро. Как мы уже рассказывали, выпустить МЧД можно с помощью продуктов 1С. Вы можете ознакомиться с инструкцией, которая подробно описывает процесс создания машиночитаемой доверенности в 1С:Бухгалтерия на портале 1С ИТС. Как получить доступ к порталу и сколько это стоит вам ответят наши менеджеры, оставьте заявку на сайте.
Группа компаний «Визард» также может помочь вам с выпуском МЧД и подключить сервис 1С:Отчетность, чтобы сдавать отчетность в контролирующие органы.
Наши специалисты готовы ответить на ваши вопросы о новом формате доверенностей и быстро пройти все шаги для выпуска МЧД.
