Кадровый электронный документооборот: пошаговая инструкция перехода
13.04.2022
Эксперты Визард
Эксперты Визард
Внедрение электронного кадрового документооборота в 2022 году — это уже не роскошь, а средство сэкономить ресурсы компании и сделать работу с документами проще и быстрее. Как перейти с привычных бумажных кадровых документов на электронные? Разберем все по шагам!
Точкой отсчета развития электронного кадрового документооборота принято считать 2017 год, когда Минтруд впервые предложил крупным игрокам рынка поучаствовать в цифровизации кадровых процессов. Рабочая группа тестировала переход с бумажного документооборота на электронный, выявляла проблемы и предлагала решения. В 2019 году был принят 439-ФЗ, который предусматривает переход к формированию основной информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника в электронном виде. На этом дело не остановилось, и появился проект Единого информационного центра «Работа в России», который заработает в сентябре 2022 года.
Какие есть варианты? Это может быть готовое решение фирмы 1С — сервис 1С Кабинет сотрудника, либо собственная информационная система, разработанная с нуля, либо портал «Работа в России», запуск которого запланирован на сентябрь 2022 года.
КЭДО можно вести на платформе «Работа в России», она будет доступна для использования с 1 сентября 2022 года. Планируется, что Единый информационный центр позволит полностью исключить дублирование документов на бумажных носителях и вести весь документооборот с работником в электронном виде. Подписание будет проводиться с помощью электронных подписей: усиленной квалифицированной и усиленной неквалифицированной.
Так как платформа «Работа в России» и КЭДО — новый проект и для работодателей, и для работников, можно уже сейчас сказать, что разобраться с этой системой с первого раза удастся не всем. Также первые версии любого продукта всегда получаются «сырыми» и требуют доработки.
Для начала работы на портале Работа в России каждый сотрудник компании должен будет зарегистрироваться в ней через Госуслуги (ЕСИА), и далее совершить авторизацию в подсистеме «Электронный кадровый документооборот» при помощи подтвержденной учетной записи ЕСИА.
Порядок работы с системой пока не разработан.
Учитывая вышеизложенное, запускать электронный кадровый документооборот в организации нужно уже сейчас, не дожидаясь запуска платформы. Трудовой кодекс разрешает передавать кадровые документы через свою систему, которую можно либо разработать с нуля, либо воспользоваться готовым решением других компаний (например, 1С Кабинет сотрудника). Система должна отвечать базовым требованиям, в ней должна быть возможность подписывать документы электронными цифровыми подписями, хранить документы в электронном виде и фиксировать получение документов работником.
В ноябре 2021 года был принят 377-ФЗ, благодаря которому в Трудовом кодексе появились три новые статьи, определяющие порядок перехода на электронный кадровый документооборот, правила создания, обмена и хранения электронных документов. Фактически это значит, что любая компания может уже сейчас внедрить электронный документооборот кадровых документов. Закон не запрещает пользоваться готовыми решениями, например, 1С КЭДО представлен сервисом «1С:Кабинет сотрудника», который позволит быстро совершить переход на КЭДО. Это не только просто, но и удобно для тех, кто не хочет изучать новую систему и привык все действия выполнять в 1С: теперь кадровый ЭДО в 1С тоже возможен.
Назначение ответственного за переход на кадровый ЭДО происходит посредством приказа. Требований к форме приказа нет, но мы рекомендуем обязательно указать в нем не только ФИО работника, должность и подразделение, но и подробно прописать все обязанности: разработку локальных актов о переходе, ознакомление персонала с новыми правилами, уведомление работников (отдельные для тех, у кого есть стаж и у кого трудового стажа нет) и сбор их согласий на переход (заявления).
Электронная подпись — это основа, без нее невозможна сама система электронного кадрового документооборота. В электронном документообороте подписями должны владеть и работодатель, и работник.
Работодатель может подписывать кадровые документы усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью. Это тот случай, когда экономить не нужно: самые важные документы, например, трудовой договор и уведомления об изменениях условий договора можно подписывать строго усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Также она понадобится для подписания следующих документов:
Прочие документы можно подписывать неквалифицированной подписью (использование УКЭП также допускается). Чтобы не запутаться и не нарушить требования, руководителю организации лучше сразу оформить УКЭП в ФНС или же выпустить сертификаты электронной подписи на сотрудников, которые будут действовать по доверенности. УКЭП от удостоверяющего центра ФНС могут получить не все: ее не выдают кредитным организациям, операторам платежных систем, некредитным финансовым организациям и ИП. Представителям этих сфер нужно обращаться за получением подписи в Центробанк.
Работники также должны иметь усиленные квалифицированные или усиленные неквалифицированные электронные подписи, чтобы подписывать трудовые договора и другие документы, которые мы перечислили выше. Если планируете создавать свою систему — придется оформлять УКЭП каждому сотруднику. Поэтому важно, чтобы у работников была УКЭП или УНЭП, причем второй вариант даже проще: достаточно определить порядок, как проверять ее, в соглашении с работником.
Документальным подкреплением вопроса об ЭЦП может быть Соглашение о применении усиленной неквалифицированной электронной подписи, заключенное между работодателем и работником.
Вообще перевести в электронный вид можно все документы, кроме:
Все остальное — от трудового договора до приказа об отпуске — можно сделать электронным. Что именно переводить, решаете только вы. Зафиксировать список документов, переведенных в электронный формат, нужно документально.
Документально это можно закрепить, например, в Приказе о внедрении КЭДО и в Положении о КЭДО (основном документе)
Этот шаг нужно обязательно пройти, чтобы зафиксировать в документах переход на КЭДО. Первый локальный акт связан с тем, как именно будет осуществлен переход. Второй — с порядком ведения электронного кадрового документооборота. В локальном акте нужно прописать весь процесс перехода, включая права и обязанности работодателя и работников, сроки перехода, порядок действий при форс-мажоре.
В качество таких локальных нормативных актов могут быть Положение о КЭДО и Приказ о внедрении КЭДО.
Пожалуй, самый сложный шаг во всем переходе на электронный документооборот: в нем слишком много человеческого фактора. Не все сотрудники готовы разбираться в тонкостях КЭДО, оформлять электронную подпись, так как это достаточно новая сфера. Заставлять перейти на электронный документооборот Трудовой кодекс запрещает. Будьте готовы к тому, что будет определенный процент «отказников» и заранее заведите реестр, где будете отмечать, кто уже перешел на ЭДО, а кто пока против перехода.
Согласие с уведомлением нужно получить от каждого сотрудника в письменном виде. В уведомлении нужно указать сроки перехода. Тем, кто пришел в компанию после внедрения электронного кадрового документооборота, уведомления рассылать не нужно: достаточно сообщить, что документооборот ведется в электронном виде и разъяснить, что нужно сделать для взаимодействия. У тех, у кого нет трудового стажа до 31 декабря 2021 года, согласие брать не требуется.
Очень важно разъяснить сотрудникам преимущества перехода на электронный документооборот. Во-первых, это выгодно для тех, кто работает удаленно: не нужно ездить в офис для того, чтобы поставить подпись в документах. Во-вторых, любой документ можно будет быстро составить и отправить на подпись в электронном виде: например, заявление на отпуск. В-третьих, напомните о том, что электронный документооборот позволяет сохранить природу, ведь на ведение документов больше не потребуется бумага.
Документы, которые направлены на закрепление обозначенных в данном шаге действий: уведомление работника о внедрении 1С КЭДО и согласие работника.
Итог
Переход на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве так или иначе затронет все компании. Чтобы не ждать запуска «Работы в России», можно осуществить переход на кадровый ЭДО в 2022 году с помощью сервиса «1С:Кабинет сотрудника». Подключить сервис можно в короткие сроки!
Для уточнения стоимости подключения оставьте заявку на нашем сайте, с Вами свяжется наш специалист, расскажет об условиях и предложит самый выгодный вариант для вашей компании.
Мы уже перешли на КЭДО, поможем сделать это и ВАМ!
Также на эту же тему Вы можете почитать статьи на нашем сайте:
ТОП-5 вопросов и ответов на тему КЭДО
Возможности сервиса 1С:Кабинет сотрудника
