+7 (495) 234-25-70 +7 (4822) 65-58-57 sova1c@wizard-c.ru

Возможности сервиса 1С:Кабинет сотрудника для кадровика, бухгалтера, руководителя и сотрудников

08.02.2022
1С:Кабинет сотрудника
Кадровый ЭДО
Кадровый электронный документооборот
КЭДО

В статье мы расскажем:

  1. О переходе на кадровый электронный документооборот
  2. Чем хорош сервис 1С:Кабинет сотрудника, его основные «фишки»
  3. Возможности сервиса 1С:Кабинет сотрудника для кадровика и бухгалтера
  4. Возможности сервиса 1С:Кабинет сотрудника для сотрудников
  5. Возможности сервиса 1С:Кабинет сотрудника для руководителя

1. О переходе на кадровый электронный документооборот

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ разрешил организациям переходить на использование кадрового электронного документооборота, внесены соответствующие изменения в Трудовой кодекс (статьи 22.1-22.3), которыми определены основные положения и порядок ведения кадрового ЭДО.

Преимущества внедрения кадрового ЭДО для работодателя

 

  • Повышение эффективности работы кадровой службы и бухгалтерии
  • Полное соответствие трудовому законодательству и снижение рисков получения штрафов от органов
  • Снижение контактов между сотрудниками, тем самым снижение рисков заражения COVID-19 и другими вирусами
  • Эффективная организация кадрового документооборота с удаленными сотрудниками
  • Упрощение процесса взаимодействия между сотрудниками, уменьшение вероятности возникновенияконфликтных ситуаций, повышение прозрачности взаимоотношений
  • Экономия средств, которые компания раньше тратила на обеспечение бумажного документооборота (картриджи для принтера, канцелярские принадлежности и т.д.).
  • Улучшение имиджаработодателя

 

Какие документы можно перевести в электронный вид?

Можно перевести в электронный вид почти все кадровые документы, от приема на работу до письменных заявлений работников, кроме:

  • Акт о несчастном случае
  • Инструктаж по охране труда
  • Приказ об увольнении работника

 

Как организовать кадровый документооборот в электронном виде?

Есть два способа организации кадрового ЭДО.

Способ №1 — Портал Работа в России

 

Интеграция с порталом Работа в России
  • Организация должна создать свой личный кабинет на портале «Работа в России»
  • Все сотрудники должны зарегистрироваться на Госуслугах, после чего создать на портале «Работа в России» личный кабинет

В итоге имеем не очень простой процесс работы:

  • Кадровик должен работать не только в своей программе, но и на портале Работа в России
  • Документы нельзя опубликовать в личном кабинете сотрудника (пока это сделать нельзя, они публикуются в кабинете организации и соответственно нужно их разложить по личным кабинетам сотрудников «руками» кадровика)
  • Сотруднику негде написать свое заявление (он может только получать заявления и документы от работодателя)

 

Способ №2 — Собственная информационная система (работодатель сам создает личные кабинеты сотрудникам)

Такой системой является сервис 1С:Кабинет сотрудника – максимально простое решение для перехода на кадровый ЭДО 

2. Чем хорош сервис 1С:Кабинет сотрудника, его основные «фишки»

 

  • Важное преимущество сервиса — соблюдение требований Трудового кодекса Российской Федерации в части ст. 136 об обязательном соблюдении выдачи расчетных листков сотрудникам
  • Весь документооборот имеет юридическую силу. Осуществляется с применением электронных подписей. Сотрудники используют усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), которую получают через сервис бесплатно прямо в мобильном приложении сервиса. Работодатель использует усиленную квалифицированную подпись (УКЭП), которую можно получить через сервисы 1С:Подпись или 1С-ЭТП.
  • Максимально простой и понятный интерфейс и функционал, в котором разберется даже начинающий пользователь продуктами 1С

 

3. Возможности сервиса 1С:Кабинет сотрудника для кадровика и бухгалтера

Перечислим все основные возможности сервиса для кадровика и бухгалтера. А ниже подробно пройдемся по каждому

  • Передача расчетных листков получение подтверждений о выдаче прямо в 1С
  • Получение в 1С подписанных заявлений на отпуск, командировку, авансовые отчеты, больничные и др.
  • Выгрузка в кабинет сотрудника приказов на подпись по факту обработки его заявления (в ответ на заявление об отпуске выгружается на подпись приказ о предоставлении отпуска)
  • Формирование и отправка 2-НДФЛ и других справок с электронной подписью работодателя прямо из 1С всего «двумя кнопками»

Пройдемся подробнее по каждому с демонстрацией как это выглядит в программе и в мобильном приложении.

Передача расчетных листков и получение подтверждений о выдаче прямо в 1С

После начисления заработной платы сотрудникам, мы из раздела «публикация расчетных листов» можем передать электронный расчетный лист в личный кабинет сотрудника.

Публикация расчетных листков 1С Кабинет сотрудника

Сотрудник в своем личном кабинете видит информацию по начислениям, после чего нажимает кнопку «Ознакомился» и подписывает расчетный листок своей электронной подписью.

Просмотр расчетных листков на мобильном в сервисе 1С Кабинет сотрудника

В программе отображается статус ознакомления с расчетными листками. У сотрудников, которые подписали расчетные листки, появляется зеленая галочка в соответствующем разделе.

Расчетные листки в программе 1С в сервисе 1С Кабинет сотрудника

Получение в 1С подписанных заявлений на отпуск, командировку, авансовые отчеты, больничные и др.

Сотрудник в своем ЛК подает заявление на отпуск.

Отпуск в сервисе 1С Кабинет сотрудника в мобильном приложении

Кадровик или бухгалтер в 1С в разделе «Главное» заходит в «Мои задачи», в которых видит «Заявление на отпуск». Чтобы затем ввести документ «Отпуск», нужно просто нажать кнопку «К исполнению».

Выгрузка в кабинет сотрудника приказа на подпись по факту обработки его заявления

Можно выгрузить в кабинет сотрудника приказ о предоставлении отпуска по факту обработки его заявления на отпуск для того, чтобы сотрудник его подписал.

Приказ о предоставлении отпуска из программы 1С в сервис 1С Кабинет сотрудника

Формирование и отправка 2-НДФЛ и других справок с электронной подписью работодателя прямо из 1С всего «двумя кнопками»

При заказе сотрудником справки на остаток отпуска, пользователю, назначенному ответственным за справки об остатках отпусков, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. К задаче автоматически прикрепляется запрошенная сотрудником справка. Достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника. Если по какой-то причине справка сформировалась неправильно, то по пиктограмме слева от неё её можно удалить и приложить новую взамен.

Сотрудник увидит запрошенную справку в разделах Отпуск и Справки своего кабинета.

Справка об остатках отпуска в программе 1С для отправки через сервис 1С Кабинет сотрудника

При заказе сотрудником справки, пользователю, назначенному ответственным за справки соответствующего вида, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи.При заказе справки с места работы к задаче автоматически прикрепляется справка по реализованной в программе форме. Достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника.

Если требуется передать справку по другой форме (например, по приложенному сотрудником образцу), то по пиктограмме слева от неё её нужно удалить и приложить требуемую взамен.

Справка с места работы из программы 1С отправка через сервис 1С Кабинет сотрудника

При заказе справки 2-НДФЛ к задаче автоматически создается и прикрепляется соответствующий документ программы. Необходимо его открыть, заполнить и провести. После этого достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника.

Запрос справки 2-НДФЛ и отправка через программу 1С в сервис 1С Кабинет сотрудника

В одном окне с указанием срока исполнения отображаются все заявки сотрудников, требующие обработки.

Заявки сотрудников из сервиса 1С Кабинет сотрудника в программе 1С видит бухгалтер

Можно приготовить стандартные ответы по заявкам сотрудников для наиболее частых случаев:

Настройка шаблонов ответов в программе 1С для сервиса 1С Кабинет сотрудника

4. Возможности сервиса 1С:Кабинет сотрудника для сотрудников

Сотрудники могут легко взаимодействовать в бухгалтерией и/или кадровой службой через мобильное приложение или веб-браузер.

Приложение очень простое и понятное для пользователей.

Основные возможности сервиса:

  • Возможность видеть данные о зарплате и расчетные листки, а также подтвердить ознакомление с ними
  • Подача заявлений на очередной отпуск или отпуск за свой счет и контроль остатка отпускных дней
  • Отправка уведомлений об отсутствии на работе и согласование отсутствия со своим руководителем
  • Уведомление отдела кадров об изменении своих данных, о новых документах, семейном положении
  • Возможность запрашивать справки 2-НДФЛ и другие справки с места работы
  • Видеть применяемые при расчете НДФЛ вычеты и подать новое заявление;
  • Возможность подписывать кадровые документы со смартфона или компьютера
  • Имеется постоянный доступ к кадровым документам, инструкциям и возможность оперативно получать необходимую информацию.

Далее покажем более подробно

Возможность видеть данные о зарплате и расчетные листки

Заходим в мобильное приложение и сразу видим свою з/п. Нажимаем на вкладку «Зарплата» и видим все свои расчетные листки помесячно. Заходим в каждый месяц и нажимаем «Ознакомился».

Есть возможность сохранить расчетный листок как отдельный документ.

Сотрудники видят свою зарплату и расчетные листки в сервисе 1С Кабинет сотрудника

Подача заявлений на отпуск, контроль остатка отпускных дней и просмотр запланированного на период отпуска

Нажимаем вкладку «Отпуск»

Можно подать заявление на отпуск, а также посмотреть остаток отпускных дней или заказать справку об остатке отпускных дней в бухгалтерии.

Подать заявление на отпуск и посмотреть остаток отпуска сотрудников через сервис 1С Кабинет сотрудника

Отправка уведомлений об отсутствии на работе

Выбираем вкладка «Отсутствия», видим весь список моих отсутствий, если он есть. Заводим новое, если есть необходимость. Например, если болеем, выбираем «Болезнь», далее заполняем период и остальные данные и Нажимаем «Отметить отсутствие».

Отсутствия в сервисе 1С Кабинет сотрудника

Возможность запрашивать справки 2-НДФЛ и другие справки с места работы

Перейти в раздел «Справки» можно либо на главной странице пролистав чуть ниже, либо нажав вкладку «Еще» и далее выбрав «Справки». Нажимаем «+» и выбираем справку, которая интересует, например, «Справка с места работы», затем заполняем форму и нажимаем «Заказать».

Заказ справки сотрудников через сервис 1С Кабинет сотрудника

Возможность подписывать кадровые документы со смартфона или компьютера

Нажимаем вкладку Еще, далее Профиль, еще раз Профиль и далее Мои данные, листаем ниже и там нажимаем на создать, таким образом в 1 клик создаем электронную подпись, задав при этом пароль.

Таким образом, сотрудники используют усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), которую получают через сервис бесплатно. Подпись имеет юридическую силу для внутреннего документооборота, если заключено соглашение с сотрудником о ее применении.

Сотрудники получают квалифицированную подпись через сервис 1С Кабинет сотрудника

Уведомление отдела кадров об изменении своих данных, о новых документах, семейном положении

Нажимаем вкладку Еще, далее Профиль, еще раз Профиль и далее Мои данные.

Нажимаем «Изменить мои данные» и заполняем запрос на изменение. После нажатия «Отправить» запрос уйдет в кадры или бухгалтерию прямо в 1С.

Сотрудник в сервисе 1С Кабинет сотрудника может сообщить бухгалтеру об изменении данных и указать что изменилось

  1. Возможности сервиса 1С:Кабинет сотрудника для руководителя

Руководитель в своем кабинете имеет все те же возможности, которые есть у рядового сотрудника. Плюс к этому:

  • Возможность видеть требующие согласования заявки сотрудников и уже согласованные заявки сотрудников;
  • Возможность видеть сотрудников, которые не ознакомились со своими расчетными листками;
  • Возможность видеть график отпусков подчиненных.
  • Согласовывать отсутствия сотрудников

Руководитель может согласовывать отпуск сотруднику через сервис 1С Кабинет сотрудника

ПОДВЕДЕМ ИТОГ

Соберем все возможности в таблицу

Возможности сервиса
Кадровика/бухгалтера Сотрудника Руководителя
Передача расчетных листков и получение подтверждений о выдаче прямо в 1С Возможность видеть данные о зарплате и расчетные листки, а также подтвердить ознакомление с ними Все те же возможности, что и у сотрудника
Получение в 1С подписанных заявлений на отпуск, командировку, авансовые отчеты, больничные и др.  

Подача заявлений на очередной отпуск или отпуск за свой счет и контроль остатка отпускных дней

 

 

Возможность видеть график отпусков подчиненных.

 

Выгрузка в кабинет сотрудника приказа на подпись по факту обработки его заявления (в ответ на заявление об отпуске выгружается на подпись приказ о предоставлении отпуска) Отправка уведомлений об отсутствии на работе и согласование отсутствия со своим руководителем

 

Возможность видеть сотрудников, которые не ознакомились со своими расчетными листками;

 

Формирование и отправка 2-НДФЛ и других справок с электронной подписью работодателя прямо из 1С всего «двумя кнопками» Уведомление отдела кадров об изменении своих данных, о новых документах, семейном положении

 

Возможность видеть требующие согласования заявки сотрудников и уже согласованные заявки сотрудников;

 

 

Возможность запрашивать справки 2-НДФЛ и другие справки с места работы

 

Согласовывать отсутствия сотрудников
Видеть применяемые при расчете НДФЛ вычеты и подать новое заявление;

 

Возможность подписывать кадровые документы со смартфона или компьютера

 

Постоянный доступ к кадровым документам, инструкциям и возможность оперативно получать необходимую информацию.

У вас остались вопросы или вы хотите протестировать сервис? Не тратьте время на поиски ответов. Наш опытный специалист поможет вам разобраться в них или подключит Вам бесплатный тестовый период — оставьте заявку на звонок на нашем сайте, заполнив любую форму или позвоните по телефону +7 (4822) 65-58-57.