Содержание статьи
1С Кабинет сотрудника — сервис для перехода на кадровый ЭДО и взаимодействия бухгалтерии и сотрудников в режиме онлайн.
Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ разрешил организациям переходить на использование кадрового электронного документооборота, внесены соответствующие изменения в Трудовой кодекс (статьи 22.1-22.3), которыми определены основные положения и порядок ведения кадрового ЭДО.
Можно перевести в электронный вид почти все кадровые документы, от приема на работу до письменных заявлений работников, кроме:
Компания может разработать собственную систему кадрового ЭДО в виде программного обеспечения, сделанного под свои бизнес-процессы, но этот путь очень дорогой и долгий. Самый оптимальный с точки зрения затрат и времени вариант — выбрать готовое решение в виде программы или сервиса, предназначенного для ведения кадрового ЭДО. Самым лучшим вариантом для предприятий, ведущих учет в 1С, является сервис 1С:Кабинет сотрудника – максимально простое решение для перехода на кадровый ЭДО .
Перечислим все основные возможности сервиса для кадровика и бухгалтера. А ниже подробно пройдемся по каждому
Пройдемся подробнее по каждому с демонстрацией как это выглядит в программе и в мобильном приложении.
После начисления заработной платы сотрудникам, мы из раздела «публикация расчетных листов» можем передать электронный расчетный лист в личный кабинет сотрудника.
Сотрудник в своем личном кабинете видит информацию по начислениям, после чего нажимает кнопку «Ознакомился» и подписывает расчетный листок своей электронной подписью.
В программе отображается статус ознакомления с расчетными листками. У сотрудников, которые подписали расчетные листки, появляется зеленая галочка в соответствующем разделе.
Сотрудник в своем ЛК подает заявление на отпуск.
Кадровик или бухгалтер в 1С в разделе «Главное» заходит в «Мои задачи», в которых видит «Заявление на отпуск». Чтобы затем ввести документ «Отпуск», нужно просто нажать кнопку «К исполнению».
Можно выгрузить в кабинет сотрудника приказ о предоставлении отпуска по факту обработки его заявления на отпуск для того, чтобы сотрудник его подписал.
При заказе сотрудником справки на остаток отпуска, пользователю, назначенному ответственным за справки об остатках отпусков, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. К задаче автоматически прикрепляется запрошенная сотрудником справка. Достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника. Если по какой-то причине справка сформировалась неправильно, то по пиктограмме слева от неё её можно удалить и приложить новую взамен.
Сотрудник увидит запрошенную справку в разделах Отпуск и Справки своего кабинета.
При заказе сотрудником справки, пользователю, назначенному ответственным за справки соответствующего вида, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи.При заказе справки с места работы к задаче автоматически прикрепляется справка по реализованной в программе форме. Достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника.
Если требуется передать справку по другой форме (например, по приложенному сотрудником образцу), то по пиктограмме слева от неё её нужно удалить и приложить требуемую взамен.
При заказе справки 2-НДФЛ к задаче автоматически создается и прикрепляется соответствующий документ программы. Необходимо его открыть, заполнить и провести. После этого достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника.
В одном окне с указанием срока исполнения отображаются все заявки сотрудников, требующие обработки.
Можно приготовить стандартные ответы по заявкам сотрудников для наиболее частых случаев:
Сотрудники могут легко взаимодействовать в бухгалтерией и/или кадровой службой через мобильное приложение или веб-браузер.
Приложение очень простое и понятное для пользователей.
Основные возможности сервиса:
Далее покажем более подробно
Возможность видеть данные о зарплате и расчетные листки
Заходим в мобильное приложение и сразу видим свою з/п. Нажимаем на вкладку «Зарплата» и видим все свои расчетные листки помесячно. Заходим в каждый месяц и нажимаем «Ознакомился».
Есть возможность сохранить расчетный листок как отдельный документ.
Подача заявлений на отпуск, контроль остатка отпускных дней и просмотр запланированного на период отпуска
Нажимаем вкладку «Отпуск»
Можно подать заявление на отпуск, а также посмотреть остаток отпускных дней или заказать справку об остатке отпускных дней в бухгалтерии.
Отправка уведомлений об отсутствии на работе
Выбираем вкладка «Отсутствия», видим весь список моих отсутствий, если он есть. Заводим новое, если есть необходимость. Например, если болеем, выбираем «Болезнь», далее заполняем период и остальные данные и Нажимаем «Отметить отсутствие».
Возможность запрашивать справки 2-НДФЛ и другие справки с места работы
Перейти в раздел «Справки» можно либо на главной странице, пролистав чуть ниже, либо нажав вкладку «Еще» и далее выбрав «Справки». И далее нажимаем «+» и выбираем справку, которая интересует, например, «Справка с места работы», затем заполняем форму и нажимаем «Заказать».
Возможность подписывать кадровые документы со смартфона или компьютера
Нажимаем вкладку Еще, далее Профиль, еще раз Профиль и далее Мои данные, листаем ниже и там нажимаем на создать, таким образом в 1 клик создаем электронную подпись, задав при этом пароль.
Таким образом, сотрудники используют усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), которую получают через сервис бесплатно. Данная подпись имеет юридическую силу для внутреннего документооборота, если заключено соглашение с сотрудником о ее применении.
Уведомление отдела кадров об изменении своих данных, о новых документах, семейном положении
Нажимаем вкладку Еще, далее Профиль, еще раз Профиль и далее Мои данные.
Нажимаем «Изменить мои данные» и заполняем запрос на изменение. После нажатия «Отправить» запрос уйдет в кадры или бухгалтерию прямо в 1С.
Руководитель в своем кабинете имеет все те же возможности, которые есть у рядового сотрудника. Плюс к этому:
Соберем все возможности в таблицу
| Возможности сервиса | ||
| Кадровика/бухгалтера | Сотрудника | Руководителя |
| Передача расчетных листков и получение подтверждений о выдаче прямо в 1С | Возможность видеть данные о зарплате и расчетные листки, а также подтвердить ознакомление с ними | Все те же возможности, что и у сотрудника |
| Получение в 1С подписанных заявлений на отпуск, командировку, авансовые отчеты, больничные и др. |
Подача заявлений на очередной отпуск или отпуск за свой счет и контроль остатка отпускных дней
|
Возможность видеть график отпусков подчиненных.
|
| Выгрузка в кабинет сотрудника приказа на подпись по факту обработки его заявления (в ответ на заявление об отпуске выгружается на подпись приказ о предоставлении отпуска) | Отправка уведомлений об отсутствии на работе и согласование отсутствия со своим руководителем
|
Возможность видеть сотрудников, которые не ознакомились со своими расчетными листками;
|
| Формирование и отправка 2-НДФЛ и других справок с электронной подписью работодателя прямо из 1С всего «двумя кнопками» | Уведомление отдела кадров об изменении своих данных, о новых документах, семейном положении
|
Возможность видеть требующие согласования заявки сотрудников и уже согласованные заявки сотрудников;
|
|
Возможность запрашивать справки 2-НДФЛ и другие справки с места работы
|
Согласовывать отсутствия сотрудников | |
| Видеть применяемые при расчете НДФЛ вычеты и подать новое заявление;
|
||
| Возможность подписывать кадровые документы со смартфона или компьютера
|
||
| Постоянный доступ к кадровым документам, инструкциям и возможность оперативно получать необходимую информацию. |
У вас остались вопросы или вы хотите протестировать сервис? Не тратьте время на поиски ответов. Наш опытный специалист поможет вам разобраться в них или подключит Вам бесплатный тестовый период — оставьте заявку на звонок на нашем сайте, заполнив любую форму или позвоните по телефону +7 (4822) 65-58-57.
