Электронный кадровый документооборот — ТОП-5 вопросов и ответов
08.02.2022
1С:Кабинет сотрудника
Кадровый ЭДО
Кадровый электронный документооборот
КЭДО
Содержание статьи
Многие компании переходят на электронный кадровый документооборот
1. Что можно перевести в электронный кадровый документооборот, какие документы?
Проще сказать, чего нельзя:
Акт о несчастном случае
Инструктаж по охране труда
Приказ об увольнении работника
Трудовые книжки давно переведены в электронный вид, они не затронуты новыми поправками в кодекс.
Итого: можно перевести в электронный вид почти все, от приема на работу до письменных заявлений работников.
2. Кому нужно переходить на ЭДО?
Пока законодательно работодателей не обязывают переходить на электронный кадровый документооборот, но учитываю общенациональную долгосрочную политику на цифровизацию бизнеса и жизни в целом никто не исключает появления в дальнейшем такой обязанности.
3. Как подписывать электронные документы организации?
Тут разделяют понятие важных и не очень важных документов.
Важные
Трудовой договор и изменения в нем
Договор на обучение и изменения в нем
Заявление сотрудника на увольнение
Приказ о дисциплинарном взыскании
Не очень
Все остальные документы, упомянутые в Кодексе
Кроме тех, которые исключены из кадрового документооборота
Подпись со стороны организации
Важные документы
Усиленная квалифицированная электронная подпись (получить можно в аттестованных удостоверяющих центрах, платная, обновляется каждый год)
Организация должна обеспечить УКЭП кадровиков, которые имеют право подписи
Остальные документы
Усиленная, но не квалифицированная электронная подпись
Организация может поделить сотрудников кадровой службы на тех, кто может подписывать трудовые договоры и кому нужна квалифицированная подпись и других сотрудников
Подпись со стороны сотрудников
Есть несколько вариантов электронной подписи, но для организаций самым оптимальным с точки зрения затрат и правомерности действия будет усиленная неквалифицированная подпись – подходит для любых документов, о прядке проверки организации и сотрудник договариваются между собой, ее выдает работодатель, то есть она практически бесплатная.
4. Как узаконить кадровый электронный документооборот организации?
Что сделать для того, чтобы электронный документооборот имел ту же юридическую силу, что и бумажный?
Кодекс гласит:
Требуется письменное согласие сотрудника (сотрудник может подписать сразу или позже)
Есть исключения – те, кто вступают в трудовые отношения впервые
Как его подписать?
На бумаге или электронной подписью? Данный момент не оговаривается, каждый принимает решение для себя.
5. Как выполнять электронный кадровый документооборот?
Портал Работа в России (сотрудник сам создает себе личный кабинет на вход через Госуслуги)
Собственная информационная система (работодатель сам создает личные кабинеты сотрудникам)
Интеграция с порталом Работа в России – как это сделано в 1С
(на примере ЗУП, актуально и для других программ)
Заполнить настройки программы (завести флажок использовать интеграцию с порталом «Работа в России и заполнить учетные данные своей организации)
После этого форма документа, которую ранее можно было только отправить на печать, теперь в ней появляется кнопка – «передать на «Работа в России». При отправке программа попросит кадровика подписать документ своей электронной подписью, если у него нет такого права, он может передать эту задачу другому ответственному лицу.
Чтобы это заработало необходимо:
Организация должна создать свой личный кабинет на портале «Работа в России»
Все сотрудники должны зарегистрироваться на Госуслугах, после чего создать на портале «Работа в России» личный кабинет
В итоге имеем не очень простой процесс работы:
Кадровик должен работать не только в своей программе, но и на портале
Документы нельзя опубликовать в личном кабинете сотрудника (пока это сделать нельзя, они публикуются в кабинете организации и соответственно нужно их разложить по личным кабинетам сотрудников «руками» кадровика)
Сотруднику негде написать свое заявление (он может только получать заявления и документы от работодателя)
Собственная информационная система
Такой системой является сервис 1С:Кабинет сотрудника.
Для подключения его в своей программе необходимо пройти 4 шага:
Нажать на кнопку «Подключить» на главной странице программы
Придумать название своего сервиса, то есть адрес в интернете, по которому будут доступны личные кабинеты сотрудников
Указать ответственное лицо, с которым в случае чего можно будет связаться
Нажать на кнопку «Подключить»
Если все в порядке, то через несколько минут у вас будет свой сервис 1С:Кабинет сотрудника, а потом кабинет ответственного лица.
После создания сервиса ответственный может в него войти, примерно вот так он выглядит.
У ответственного есть отдел администрирования, и он может создавать в нем кабинеты сотрудникам и рассылать им приглашения.
Создание кабинетов сотрудникам можно автоматизировать, чтобы не делать это руками.
В результате:
При оформлении нового сотрудника на работу в ЗУП, например, информация по нему автоматически попадает в сервис, ему автоматически будет создан кабинет и ему прилетит смс или письмо в почту о том, что ему создан кабинет сотрудника и доступы к нему.
Далее посмотрим, как включить кадровый ЭДО в сервисе.
Ответственный в разделе администрирования в настройках устанавливает флажок напротив «Использовать кадровый ЭДО».
Далее сотрудник может зайти к себе в профиль и создать электронную подпись.
Сервис попросит его создать пароль от приватного ключа электронной подписи и сохранит приватный открытый ключ в защищенных хранилище/облаке/сервисе
После этого при попытке подписать направленный ему документ сотрудник будет получать от сервиса запрос на ввод пароля приватного ключа и подписывать документ.
Сервис 1С:Кабинет сотрудника — удобный способ взаимодействия кадровика и/или бухгалтера с персоналом через мобильное приложение или веб-браузер.
Еще пару слов о сервисе 1С:Кабинет сотрудника.
Польза для бухгалтера и кадровика:
Возможность передавать расчетные листки и получать подтверждение о выдаче прямо в 1С;
Возможность получать в 1С подписанные заявления на отпуск, командировку, авансовые отчеты, больничные и др.
Отправка 2-НДФЛ и других справок прямо из 1С.
Снижение трудозатрат и освобождение времени для более важных задач
Польза для сотрудника:
Возможность видеть данные о зарплате и расчетные листки;
Подача заявлений на отпуск и контролировать остаток отпускных дней;
Отправка уведомлений об отсутствии на работе;
Сообщать отделу кадров об изменении своих данных, о новых документах, семейном положении;
Возможность запрашивать справки – 2-НДФЛ, с места работы, об использованных отпусках;
Возможность подписывать кадровые документы со смартфона или компьютера;
Имеется постоянный доступ к кадровым документам, инструкциям и оперативно получать необходимую информацию
