Содержание статьи
1С:кабинет сотрудника — относительно новое решение фирмы «1С», нацеленное на внедрение кадрового электронного документооборота на предприятиях. Периодически возникают вопросы относительно сервиса, отвечаем на наиболее частые.
Да, конечно, через сервис можно подписывать трудовые договора и многие другие кадровые документы. Проще сказать, какие документы нельзя подписывать через сервис, это:
Для подписания трудовых договоров и других кадровых документов, необходимо перейти в раздел «Документы» и нажать кнопку «Создать», в открывшемся меню необходимо выбрать файл для прикрепления, выбрать сотрудника или сотрудников и указать необходимость подписи организации.
Весь документооборот имеет юридическую силу и проводится с применением электронных подписей. Сотрудники используют усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП).
Эту подпись они могут получить бесплатно прямо в мобильном приложении сервиса 1С:Кабинет сотрудника.
Для этого необходимо войти в мобильное приложение, на нижней панели меню нажать «…Еще» — «Профиль» -«Профиль»- «Мои данные» — «Создать эл. подпись». Система попросит придумать пароль электронной подписи, после чего необходимо нажать на кнопку «Сохранить». В результате у работника появится информация о создании электронной подписи и сроке её действия. В случае, если работник забудет пароль электронной подписи, необходимо будет заново выпустить подпись, нажав на кнопку «Обновить».
Работодатель при работе в сервисе должен использовать усиленную квалифицированную подпись (УКЭП).
Юридические лица и ИП могут получить подпись в ФНС РФ бесплатно при наличии ключевого носителя.
В ФНС не выдают ключевые носители для записи электронной подписи, необходимо заранее приобрести носитель ключевой информации у официальных дистрибьюторов и специализированных интернет-магазинах.
Данные хранятся на серверах, которые находятся в управлении фирмы «1С», являющейся администратором сервиса.
Сервера находятся в надежном и охраняемом дата-центре на территории Российской Федерации. Дата-центр имеет все необходимые сертификаты, а также лицензии и аттестаты ФСТЭК.
Фирма «1С» и сотрудники дата-центра обеспечивают бесперебойную работу оборудования и программного обеспечения, в случае возникновения неисправностей — оперативно устраняют их, осуществляют резервное копирование данных.
Для передачи данных по Интернету между информационной системой предприятия и сервисом используется защищенный протокол https, предусматривающий шифрование данных.
При создании администратором (обычно это кадровик или бухгалтер) личного кабинета сотрудника, пароль от личного кабинета он не формирует. Сотрудник получает приглашение на почту, в тексте которого содержится только имя для входа в кабинет (логин).
При первом входе в личный кабинет сотрудник сам придумывает и вводит пароль. После этого он получает на свой телефон или на свою электронную почту код для подтверждения введенного пароля. Таким образом, пароль для входа в личный кабинет, кроме сотрудника, не знает никто – даже администратор сервиса.
В своем личном кабинете сотрудник видит только свои данные, а также общедоступный список сотрудников организации и общедоступные (т.е. рабочие) номера телефонов и адреса электронной почты.
При работе через мобильное приложение личный кабинет надежно защищен, вход в мобильное приложение выполняется строго по логину и паролю, которые доступны только сотруднику.
Мобильное приложение не собирает и не передает никакую личную информацию пользователя без его разрешения. Для его работы требуется постоянное подключение к Интернету, и благодаря этому в нем не хранятся никакие данные после выхода из личного кабинета.
Инструкции можно посмотреть у нас на сайте, ниже
Более подробную информацию о сервисе и в целом на тему кадрового ЭДО вы можете почитать в других статьях на нашем сайте:
Электронный кадровый документооборот 2022 — топ-5 вопросов и ответов
Возможности сервиса 1С:Кабинет сотрудника для кадровика, кадровика, бухгалтера и руководителя
Кадровый электронный документооборот 2022: пошаговая инструкция для перехода
