В бухгалтерской практике периодически возникают ситуации с излишним удержанием или переплатой НДФЛ — чаще всего это выявляется при сверках и перерасчетах за период. Причины могут быть разными: изменение статуса сотрудника, поздно предоставленные документы на вычеты, технические ошибки в учете.

Возврат НДФЛ работнику в таких случаях требует понятного порядка действий: что проверить, какие документы оформить и как корректно отразить операцию в 1С. Что делать, если переплатили НДФЛ — вопрос, с которым сталкиваются многие организации. В статье разберем порядок возврата излишне удержанного налога, особенности оформления в 1С и типичные ошибки при процедуре возврата.

Когда возникает переплата НДФЛ

Переплата НДФЛ возникает при нарушении установленного порядка исчисления и удержания налога. Основные причины излишнего удержания налога с доходов физических лиц:

• предоставление документов на налоговые вычеты после расчета НДФЛ за месяц (стандартные, имущественные, социальные вычеты);
• изменение статуса резидента в течение налогового периода с соответствующей корректировкой ставки налогообложения;
• корректировка сумм доходов по уточненным данным (исправление ошибок в начислении зарплаты или иных выплат);
• неправильное применение налоговых ставок (13%, 15%, 30% или 35% в зависимости от вида дохода и статуса получателя);
• ошибки при отражении необлагаемых выплат (материальная помощь, компенсационные выплаты, пособия);
• перерасчеты задним числом при изменении условий трудового договора или дополнительных соглашений;
• технические сбои при автоматическом расчете в программных комплексах или некорректная настройка вычетов.

Выявление переплаты возможно при регулярной сверке данных по начисленной зарплате, удержанным налогам и предоставленным вычетам. Необходимо своевременно выявлять такие ситуации, чтобы избежать нарушения сроков возврата и начисления процентов за просрочку.

Ранее мы уже разбирали один из частых кейсов возврата НДФЛ в 2026 году — в статье: Основные изменения для бухгалтера.

Порядок возврата НДФЛ при переплате

Законодательством установлен четкий алгоритм действий работодателя при обнаружении переплаты НДФЛ — ниже по шагам, как вернуть работнику излишне удержанный НДФЛ:

1. выявление основания для возврата и точный расчет суммы излишне удержанного налога по каждому налоговому периоду;
2. уведомление работника о наличии переплаты и получение от него письменного заявления о возврате НДФЛ;
3. издание приказа руководителя организации о возврате излишне удержанного налога с указанием суммы и основания;
4. оформление бухгалтерских документов на возврат средств (бухгалтерская справка, авансовый отчет или платежное поручение);
5. перечисление суммы на банковский счет работника или выдача денежных средств в кассе организации в установленные сроки, чтобы вернуть НДФЛ работникам корректно и с подтверждающими документами;
6. отражение корректировки в налоговой отчетности за соответствующий период (6-НДФЛ и 2-НДФЛ);
7. проинформирование работника о произведенном возврате с предоставлением подтверждающих документов;
8. сделать отметку в налоговом регистре о возврате излишне удержанного НДФЛ с приложением копии заявления работника.

Работодатель возвращает излишне удержанный НДФЛ в течение трех месяцев со дня получения заявления сотрудника. При нарушении срока организации необходимо уплатить проценты за каждый календарный день просрочки в размере 1/300 действующей ставки рефинансирования ЦБ РФ. О факте излишнего удержания сотрудника уведомляют в течение 10 дней со дня обнаружения.

Проверьте, что заявление сотрудника оформлено письменно и в нем есть реквизиты счета. Сверьте сумму и период переплаты излишнего удержания по заявлению с вашим расчетом.

Оформление возврата в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом процедура оформления возврата излишне удержанного НДФЛ включает следующие этапы:

1. формирование документа «Возврат НДФЛ» в разделе «Налоги и взносы» — «Возврат НДФЛ»(отредактировано);
2. указание работника, даты получения и вида дохода, ставки налога, налогового органа и суммы налога к возврату;



3. проведение документа для формирования записей по корректировке суммы налога в регистрах накопления;
4. формирование документа «Ведомость» с указанием документа-основание «Возврат НДФЛ», который был проведен ранее, для перечисления средств работнику;



5. После оформления возврата НДФЛ в ЗУП в БП нужно сделать платежное поручение на выплату этого НДФЛ с привязкой к ведомости из ЗУП.

В зависимости от версии программы и конфигурации пункт меню может называться «Возврат НДФЛ», «Корректировка НДФЛ» или «Возврат излишне удержанного налога». Перед оформлением возврата рекомендуется создать резервную копию базы данных.

Сверьте сумму к возврату в документе с расчетом НДФЛ за период. Проверьте, что возврат закрыт ведомостью/платежом и не осталось «хвостов» в регистрах НДФЛ.

Особенности отражения в 1С:Бухгалтерия

В 1С:Бухгалтерия возврат излишне удержанного НДФЛ оформляется вручную через документы бухгалтерского учета:

1. создайте документ «Возврат НДФЛ» в разделе «Зарплата и кадры»;



2. укажите работника, сумму возврата и период возникновения переплаты с указанием основания;
3. сформируйте проводки: Дт 70 Кт 68.01 — на сумму возврата НДФЛ;



4. оформите документ «Списание с расчетного счета» для перечисления суммы сотруднику на банковский счет, указанный в заявлении;
5. убедитесь, что в карточке счета 70 отражена корректная аналитика по работнику и виду выплаты.

Важно правильно указать назначение платежа при перечислении средств: «Возврат излишне удержанного НДФЛ за период [указать период] по заявлению работника».

Проверьте: после проведения операции проверьте правильность формирования проводок и их влияние на налоговые регистры. Убедитесь, что в регистре НДФЛ появилась запись о возврате излишне удержанной суммы и что корректировка отражена в соответствующем налоговом периоде.

Типовые ошибки при возврате НДФЛ

При возврате излишне удержанного НДФЛ организации часто допускают следующие ошибки:

• отсутствие письменного заявления работника на возврат налога или неполные реквизиты в заявлении
• нарушение срока возврата: деньги перечислены позже трех месяцев со дня получения заявления
• неверное оформление бухгалтерских проводок и налоговых регистров, ведущее к искажению данных в отчетности
• зачет переплаты в счет будущих платежей: если год заканчивается, а возврат НДФЛ, переплата по которому числится за сотрудником, не произведен, оставлять остаток на следующий год некорректно. Налоговая база каждого года считается обособленно
• отражение возврата в неправильном налоговом периоде (в периоде возврата вместо периода излишнего удержания)
• неправильное заполнение формы 6-НДФЛ при корректировке с нарушением логики взаимосвязи показателей

Эти ошибки могут привести к претензиям со стороны налоговых органов и начислению штрафных санкций по статье 123 НК РФ. Для избежания проблем важно следовать установленному порядку и контролировать все этапы процедуры возврата.

Тонкости отражения возврата в 6-НДФЛ

Корректное отражение возврата НДФЛ в форме 6-НДФЛ требует особого внимания:

• в строке 070 отчета указать скорректированную сумму дохода за соответствующий период с учетом перерасчета
• в строке 080 отразить скорректированную сумму исчисленного налога с учетом правильного применения ставок
• в строке 090 указать сумму возвращенного налога за период возврата средств работнику
• при возврате в другом налоговом периоде подать уточненную форму 6-НДФЛ за период излишнего удержания с корректировкой показателей по строкам 070 и 080
• если переплата возникла в предыдущих годах, необходимо подавать уточненные расчеты за каждый период, в котором были допущены ошибки

В отчетности это фиксируется как возврат НДФЛ, излишне удержанного с работника — поэтому важно, чтобы сумма возврата была подтверждена документами и корректно попала в «свой» период.

Контрольные точки при возврате НДФЛ

Для минимизации рисков при возврате излишне удержанного НДФЛ рекомендуется установить следующие контрольные точки:

• регулярная сверка данных по начисленным доходам и удержанному НДФЛ с данными налоговых регистров
• автоматическое формирование справок о суммах доходов и налога для работников перед закрытием периода
• внедрение процедуры согласования корректировок НДФЛ с ответственными лицами перед проведением операций
• проведение внутренних проверок правильности отражения операций по возврату НДФЛ перед сдачей отчетности
• обучение бухгалтеров актуальным изменениям в законодательстве по НДФЛ и особенностям отражения в 1С

Комплекс услуг от специалистов Визард

Специалисты «Визард» предоставляют комплексные услуги по сопровождению 1С для бизнеса Твери и Тверской области: помощь в настройке корректного отражения операций по возврату НДФЛ, аудит налоговых регистров и отчетности, консультации по заполнению 6-НДФЛ и автоматизация процедур возврата излишне удержанного налога в 1С: ЗУП и 1С: Бухгалтерия.