Специально для тех, кто занимается планированием и организацией командировок, фирма 1С разработала собственное решение — Smartway. Это сервис, который облегчает секретарям,  руководителям и бухгалтерам сопровождение деловых поездок и ведение отчетности по ним. 

Что такое Smartway 

Сервис Smartway создан специально для комфортного сопровождения деловых поездок. Здесь можно заказать билеты, забронировать гостиницы без комиссии и наценок, а также с помощью простой интеграцией Smartway 1С вести кадровый и бухучет по поездкам.

Покупка билетов через сервис Smartway позволяет компании существенно экономить бюджет на командировки. Система подключена к множеству перевозчиков и показывает цены на авиабилеты или билеты на поезд от поставщика, без комиссии агрегаторов. Такой же принцип работает и с гостиницами: выбирайте лучший вариант без скрытых доплат и сборов, бронируя места в отеле напрямую. Это особенно ценно, когда в поездку отправляется большая группа сотрудников: экономия на комиссии может составить и 15, и 50% от запланированного бюджета. Личные помощники руководителя и секретари, которые чаще всего занимаются покупкой билетов и бронированием мест в гостинице, смогут не тратить время на поиск лучших вариантов, ведь они уже собраны в Smartway. 

Интеграция с 1С

Smartway — решение от фирмы 1С, поэтому оно легко интегрируется в другие продукты компании: 1С:Зарплата, 1С:ERP, 1С: Бухгалтерия. Бухгалтер или кадровый специалист может создавать в 1С заявки на командировку и согласовывать их через Smartway. Также возможно создание приказов на деловую поездку. Чтобы облегчить секретарям или личным помощникам заполнение граф с персональными данными сотрудниками, можно выгрузить эту информацию в Smartway из 1С:Зарплата — такая мера позволит избежать случайных ошибках в данных, которые происходят при ручном заполнении. Купленные билеты автоматически загружаются в программу учета, равно как и данные о поездке для авансовых отчетов — их будет просто и удобно заполнять (НДС при этом попадает в книгу покупок).

Возможности Smartway

Сервис собрал в себе лучший опыт ведущих агрегаторов и систем бронирования авиа- и ж/д билетов, гостиниц. 

Находите билеты по нужным направлениям, сравнивайте цены на гостиницы.

Сервис показывает предложения от разных поставщиков, выбирайте самые выгодные варианты. В отличие от популярных агрегаторов, авиабилеты Smartway предлагает без дополнительных сборов, комиссий и скрытых платежей. Если покупаете билеты S7 Airlines и Аэрофлот, копите мили для оплаты ими других командировок. 

Мгновенное подтверждение бронирования.

Получайте ответ от отельеров сразу после завершения заказа. Вносите изменения без штрафов онлайн, если с момента оформления билетов или мест в гостинице не прошло 24 часа. 

Автозаполнение данных.

Снижайте количество ошибок в персональных данных с помощью системы автозаполнения.

Оформляйте сейчас, платите позже.

Сервис позволяет бронировать билеты и гостиницы с отсрочкой оплаты или по предоплате. 

Контролируйте бюджет командировки.

Настройте тревел-политику и установите ограничения по бюджету для сотрудников, занимающихся организацией поездки.

Быстро согласовывайте поездки.

Чтобы согласовать командировку, руководителю достаточно одного клика.

Анализируйте расходы и ведите статистику.

Сервис Smartway позволяет получать статистику по любым параметрам, в том числе и по расходам на каждого конкретного сотрудника, отдел или юрлицо.

Отправляйте документы в ЭДО или напрямую в бухгалтерию.

Все счета и акты по всем поездкам сохранены в сервисе, при необходимости их можно отправить бухгалтеру на электронную почту. 

Полная интеграция с 1С.

Легко создавайте приказы на командировку и согласования, заполняйте авансовые отчеты, получайте информацию о купленных билетах — все данные загружаются в 1С.

Польза от сервиса Smartway

Этот сервис рассчитан сразу на несколько категорий сотрудников: он облегчает работу личных помощников и секретарей, которые занимаются покупкой билетов и бронированием мест в отелях; бухгалтеров, которые занимаются ведением документации и учетом расходов по командировкам; руководителям, которые анализируют расходы, планируют бюджет деловых поездок и согласовывают их. Расскажем подробно, как Smartway помогает каждой из этих категорий сотрудников.

Smartway поможет бухгалтерам:

• заполнять авансовые отчеты;
• передавать данные о поездки в 1С;
• получать закрывающие документы;
• запрашивать подтверждающие документы, если это необходимо (например, копию посадочного талона).

Секретари и личные помощники смогут:

• быстро и без ошибок заполнять все данные по командированным сотрудникам;
• не только забронировать билеты и гостиницу, но и заказать такси — например, от аэропорта или ж/д вокзала;
• если планы поменялись — кто-то из сотрудников не сможет поехать в командировку или вся поездка отменилась по каким-либо причинам — можно отменить или внести корректировки ве бронирования без штрафов (если с момента оформления прошло не больше 24 часов).

Руководители получат возможность:

• быстро согласовывать командировки Smartway;
• настраивать систему делегирования задач, чтобы контролировать расходы сотрудников;
• ограничивать бюджет поездки;
• анализировать расходы.