Понятие штатного расписания: где и кому оно требуется

Штатное расписание – это официальный кадровый документ, в котором ведется учет персонала (должности, подразделения, заработная плата). Информация с 2004 года отображается в формате унифицированной формы Т-3, в которой видны:

1. Полная структура организации;
2. Количество сотрудников компании;
3. Оклад каждого работника,
4. Наличие и порядок дополнительных начислений,
5. Свободные вакансии.

С 2013 года форма носит рекомендательный, а не обязательный характер – может использоваться собственный (разработанный индивидуально под себя) шаблон расписания.

Документ используется руководством компании для внутреннего контроля и для успешного прохождения проверок от надзорных органов. Отсутствие документа ведет к штрафу за нарушение условий труда, поэтому наши клиенты часто интересуются: «где в «1С: Бухгалтерия» штатное расписание?».

Где найти штатное расписание в 1С 8.3 Бухгалтерия

Штатная расстановка в «1С: Бухгалтерия» в унифицированной форме не предусмотрена, потому что специализированной версией для ведения кадрового учета считается «1С: Зарплата и Управление Персоналом», в которой можно найти готовый и удобный шаблон для регулярного и максимального простого использования.

Но не спешите расстраиваться – в «1С: Бухгалтерия» есть отчет «Штатные сотрудники», который позволяет выгрузить из программы все необходимые данные для самостоятельного и простого формирования штатного расписания в Excel.

Опытные эксперты подготовили пошаговое руководство для всех, кто ищет штатное расписание в 1С 8.3 Бухгалтерия:

1. Выгрузка документа занимает несколько минут.
2. Дополнительную информацию можно взять в справочнике «должности».
3. Самостоятельное формирование и создание документа «штатное расписание» через 1С 8 Бухгалтерия выполняется просто и быстро даже без специальных знаний программного обеспечения.

Отчет штатные сотрудники – вместо штатного расписания в 1С:Бухгалтерия

Отчет «штатные сотрудники» позволяет выгрузить полный список работников организации, которые работают по трудовому окладу:

1. С размером оклада.
2. Со сведениями об авансовой части оплаты.
3. С графиком работы.
4. С личной информацией.

Отчет формируется за несколько минут. Для выгрузки отчета могут задаваться дополнительные настройки и параметры. Из отчета для составления и изменения штатного расписания в 1С 8.3 Бухгалтерия потребуется информация:

• С ФИО работника.
• С подразделением, в котором он работает.
• С должностью.
• С тарифной ставкой.

Данные загружаются самостоятельно в Excel и создается документ, необходимый и для внутреннего контроля, и для надзорных органов.

Переходим к конкретике – как сделать штатное расписание в 1С: Бухгалтерия 8.3 через форму «штатные сотрудники?

Шаг 1. Запуск программы от юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Документ «штатные сотрудники», который позволяет подготовить штатное расписание в 1С Бухгалтерия, располагается в блоке «Зарплата и кадры».

• Этот блок появляется автоматически, когда программа 1С запускается от юридического лица.
• А для тех, кто выбрал вариант «индивидуальный предприниматель» необходимо потратить дополнительные 30 секунд на получение доступа к этому разделу.

Необходимо из основного меню зайти в «настройки» – выбрать раздел «функциональность» – поставить галочку на блок «сотрудники». На стартовой странице программного обеспечения 1С автоматически появится  блок «зарплата и кадры» с возможностью формирования документа «штатные сотрудники».

Шаг 2. Формирование документа  «штатные сотрудники».

Юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям достаточно:

1. Зайти в блок «Зарплата и кадры».
2. Выбрать раздел «Отчеты по кадрам».
3. Выбрать один документ «штатные сотрудники» (помимо этого документа будут доступны документы по учету рабочего времени, подтверждения согласия работников на обработку и использование данных и другие документы).
4. Выбрать организацию, для которой необходимо выгрузить информацию (если у вас ведется учет более чем одной организации).
5. Нажать кнопку «сформировать».
6. Получить документ.

Отчет будет не самым удобным и достаточно сырым. Поэтому чтобы быстро подготовить штатное расписание в 1С 8.3 Бухгалтерия, где будут самые необходимые данные для надзорных органов – необходимо совершить еще несколько простых операций.

Шаг 3. Доработка отчета.

Первый вариант отчета необходимо привести в удобную для использования форму. Для этого не нужно выходить из программы 1С – настройки проводятся сразу после формирования отчета быстро и в «несколько кликов». Необходимо:

1. Зайти в настройки отчета штатные сотрудники.
2. В нижней левой части окна выбрать «расширенный» вид отчета (там будут два варианта – простой и расширенный).
3. В разделе «отборы» выбрать три блока – организация, подразделения, должность. И не забыть отменить поля «и» / «или».
4. В блоке «поля и сортировки» выбрать разделы – подразделение, работник, должность, ставка, даты рабочего периода. При этом галочки с ненужной для официального документа информации нужно убрать – например, чтобы не выгружать дату рождения или табельный номер.
5. Нажать последнюю кнопку «закрыть и сформировать».

Получить итоговый отчет только с необходимыми для официального отчета данными. Можно не пользоваться дополнительными расширенными настройками, но если вы не хотите допустить ошибок в отчете, то лучше пользоваться рекомендациями наших экспертов. По нашим полезным статьям разработали штатное расписание уже более 2 000 компаний.

Шаг 4. Дополнительные условия труда.

Узкоспециализированную информацию для отчетности для надзорных органов можно найти в справочнике «Должности» – он тоже есть в любой версии 1С: Бухгалтерия. Можно назначить вредность для определенных должностей (вредные условия труда).

1. Перейти в раздел «Зарплата и кадры».
2. Использовать блок «Справочники и настройки».
3. Войти в раздел «Настройка зарплаты».
4. Нажать пункт «Порядок учета зарплаты».
5. Выбрать нужную компанию (если у вас их несколько).
6. Перейти в раздел «Настройка налогов и отчетов».
7. Зайти в «Страховые взносы».
8. Включить галочку о том, что в компании есть сотрудники и рабочие места с вредными о специальной оценке трудовых условий.
9. Выбрать конкретные должности, к которой эти параметры применяются в компании.

При проверке надзорные органы контролируют наличие указаний об особых условиях оплаты и вредности в отчетах, поэтому не забудьте перенести полные данные  в созданный Excel-документ.  И использовать при взаимодействии с контролирующими органами и для внутреннего учета в компании.

Вы поняли, как создать штатное расписание в 1С: Бухгалтерия и где найти отчет «штатные сотрудники? Остались вопросы или трудности? Есть запросы по темам для статей, которые были бы вам полезны?

Наши эксперты регулярно пишут полезные статьи для пользователей 1С:

• Подписывайтесь на экспертную рассылку – никаких продаж, только полезная информация;
• Приходите в наш телеграм-канал https://t.me/wizardtver, чтобы получать максимум пользы и эффективно вести бизнес при помощи программного обеспечения 1С.