Где найти штатное расписание в «1С:Бухгалтерия 8.3» – инструкция
24.09.2026
Эксперты Визард
Эксперты Визард
Содержание статьи
Пользователи часто пытаются найти в «1С:Бухгалтерии 8.3» готовое штатное расписание, но в типовой версии программы такого документа нет. Здесь доступен только отчет по фактически оформленным работникам — «Штатные сотрудники». Его можно использовать как отправную точку для подготовки штатного расписания вручную, однако полноценное штатное расписание все равно придется оформлять отдельно.
Если компании требуется вести в программе именно штатные позиции, количество единиц, вакансии, оклады, надбавки и историю изменений, для этих задач больше подходит «1С:Зарплата и управление персоналом».
Ниже разберем, где находится отчет «Штатные сотрудники» в «1С:Бухгалтерии 8.3», как его настроить и какие данные необходимо добавить при подготовке штатного расписания.
1С:Бухгалтерия умеет хранить кадровые сведения и строить базовые отчеты по сотрудникам, но полноценный механизм штатного расписания здесь не реализован. Иначе говоря, программа подходит для учета кадровых данных, однако не предназначена для ведения штатной структуры в том виде, как это реализовано в специализированных решениях, например в «1С:ЗУП».
При этом программа все же дает часть нужной информации. В стандартной бухгалтерской базе роль исходного кадрового источника обычно играет отчет «Штатные сотрудники». Он собирает данные по тем людям, которые числятся в организации на выбранную дату. Для внутренней работы этого часто бывает достаточно, но для полноценного штатного расписания данных обычно не хватает.
Часто возникает путаница в терминах. Рассмотрим, чем отличается штатное расписание от других документов.
| Что ищет пользователь | Что на самом деле показывает |
|---|---|
| Штатное расписание | Плановую структуру компании: подразделения, должности, штатные единицы, условия оплаты, надбавки, вакансии |
| Штатная расстановка | Какие сотрудники уже заняли предусмотренные штатные позиции |
| Отчет «Штатные сотрудники» | Реальный список работников, оформленных в компании на выбранную дату |
Штатное расписание описывает запланированную структуру, а «Штатные сотрудники» отражает фактическую картину на текущий момент. Поэтому подменять один документ другим нельзя.
Разница особенно заметна, когда в компании есть незакрытые позиции. Предположим, в отделе продаж предусмотрено 5 штатных единиц менеджера, а фактически на дату отчета работают только 3 человека. В отчет «Штатные сотрудники» попадут только эти трое, потому что он опирается на кадровые данные по принятым сотрудникам. В штатном расписании, напротив, должны быть отражены все пять единиц, в том числе две свободные.
Именно поэтому отчет нельзя автоматически считать готовым штатным расписанием.
Состав сведений зависит от настроек, но чаще всего в отчет выводят:
При необходимости состав колонок можно скорректировать через расширенные настройки отчета.
На этом сходство со штатным расписанием заканчивается. Полноценное штатное расписание должно отражать не только занятые рабочие места, но и саму плановую структуру компании.
Чтобы на основе отчета подготовить полноценное штатное расписание, потребуется дополнительно определить или внести вручную:
Отдельно стоит подчеркнуть разницу между количеством сотрудников и количеством штатных единиц. Это не одно и то же. Если по должности предусмотрено пять ставок, а заняты только три, отчет покажет троих работников, а штатное расписание должно содержать все пять единиц. По этой же причине отчет «Штатные сотрудники» нельзя считать готовой формой
Если кадровый функционал в программе включен, отчет обычно находится в разделе «Зарплата и кадры».
Иногда пользователи не видят кадровый раздел вовсе — особенно если база ведется в упрощенном режиме или первоначально настраивалась без работы с сотрудниками.
В этом случае проверьте функциональность программы:
Название пункта может немного отличаться в зависимости от интерфейса версии, но логика остается одной и той же: в программе должен быть активирован кадровый функционал. После этого в меню появится раздел «Зарплата и кадры».
Отчет «Штатные сотрудники» в «1С:Бухгалтерии 8.3».
Стандартный путь обычно такой: «Зарплата и кадры → Кадровые отчеты → Штатные сотрудники»
В некоторых версиях раздел может называться «Отчеты по кадрам». Если нужного отчета в списке не видно, это ещё не означает, что его нет в программе: иногда он просто скрыт настройками отображения.
Чтобы вернуть отчет в список:
После этого отчет можно будет открыть и использовать на общих основаниях.
Если ваша задача — не просто посмотреть список работников, а получить основу для дальнейшей подготовки штатного расписания, удобнее сразу привести отчет в рабочий вид и убрать все лишнее.
Сначала задаются основные параметры отчета:
После этого нажмите «Сформировать».
Выбор даты и организации для формирования отчета «Штатные сотрудники».
Первичный вариант отчета обычно показывает общую картину по сотрудникам, которые зарегистрированы в программе. Для подготовки штатного расписания этого, как правило, недостаточно, поэтому следующая задача — настроить состав выводимых данных.
Базовый вариант отчета обычно содержит больше информации, чем нужно для дальнейшей работы. Поэтому следующий шаг — открыть настройки и оставить только действительно полезные поля.
Для этого:
Расширенные настройки отчета «Штатные сотрудники» в «1С:Бухгалтерии 8.3».
Чаще всего для дальнейшей выгрузки полезны такие пункты:
При этом конкретный состав доступных полей зависит от версии программы и настроек учета.
Настройка полей и сортировки отчета «Штатные сотрудники».
Если в отчете присутствуют персональные данные, табельные номера, даты рождения и другие поля, которые не нужны для подготовки документа, их лучше исключить.
На вкладке «Фильтры» можно ограничить данные по организации, подразделению, должности и другим доступным параметрам.
Например, если нужно подготовить сведения только по одному подразделению, его можно указать в отборе.
Также полезно задать порядок строк. Например:
Отдельное внимание стоит уделить фильтру по работающим сотрудникам. По умолчанию отчет часто строится только по тем, кто работает на указанную дату. Если требуется посмотреть и уволенных сотрудников, условия отбора необходимо изменить.
После этого отчет можно сформировать повторно уже с учетом уволенных работников.
После настройки нажмите «Закрыть и сформировать».
Программа построит отчет с выбранными полями и установленными отборами.
Сформированный отчет «Штатные сотрудники» с настроенными полями.
Если отчет приходится формировать регулярно, настройки не обязательно задавать каждый раз.
После настройки отчета воспользуйтесь командой «Сохранить вариант отчета».
Сохранение пользовательского варианта отчета «Штатные сотрудники».
Укажите понятное название, например «Штатные сотрудники для подготовки штатного расписания» или «Штатные сотрудники для выгрузки в Excel». Выберите, кому будет доступен сохраненный вариант: только вам или всем пользователям.
Сохранение пользовательского варианта отчета «Штатные сотрудники».
После сохранения настроенный вариант можно будет использовать повторно.
После настройки отчет удобно выгрузить в Excel, чтобы уже там собирать рабочий вариант штатного расписания.
Важно помнить: даже после выгрузки это всё ещё не готовое штатное расписание, а лишь таблица с фактическими кадровыми данными. Для итогового документа её потребуется дополнить.
Отчет «Штатные сотрудники» удобно использовать как исходник: он позволяет быстро собрать основу по подразделениям, должностям и фактически работающим людям. Также из него можно взять тарифные ставки и даты приема и увольнения.
Дальше эти сведения нужно сопоставить со штатной структурой компании и дополнить недостающими блоками.
Если компания ведет штатное расписание в Excel, удобнее сразу использовать утвержденный внутренний шаблон, а отчет из «1С:Бухгалтерии» брать как источник актуальных сведений по сотрудникам.
Такой вариант особенно удобен, если:
Если же документ обновляется постоянно, есть вакансии, переводы, изменения штатных единиц и нужно хранить историю, ручная доработка быстро становится неудобной.
В типовой «1С:Бухгалтерии 8.3» штатная форма
При этом важно правильно понимать сам статус этой формы. Унифицированная форма
Иными словами, организация может:
Но в любом случае в типовой «1С:Бухгалтерии» такой документ не формируется автоматически как штатный кадровый инструмент. При этом штатное расписание остается значимым кадровым документом: трудовая функция работника связана с должностью, предусмотренной штатной структурой организации.
Если компания использует собственную форму штатного расписания, именно её и следует применять во внутренней кадровой работе, а при необходимости — предоставлять контролирующим органам.
Если компании требуется не просто получить список сотрудников, а полноценно работать со штатной структурой внутри программы, для этого лучше подходит «1С:Зарплата и управление персоналом».
В «1С:ЗУП» штатное расписание — это отдельный кадровый объект. Включить возможность его ведения можно через «Настройки» → «Настройки кадрового учета».
Ведение штатного расписания в 1С:ЗУП.
В этой программе можно:
Например, отчет «Заполненность штатного расписания» помогает увидеть, какие позиции заняты, а какие пока остаются вакантными. Кроме того, в «1С:ЗУП» доступны и другие отчеты по штатной структуре — в том числе по окладам, надбавкам, фонду оплаты труда и штатной расстановке.
Обычно этот отчет в программе есть. Чаще всего проблема не в его отсутствии, а в том, что:
Проверьте функциональность программы и отображение отчетов. В окне кадровых отчетов нажмите «Настройка» или кнопку с изображением шестеренки и убедитесь, что для «Штатных сотрудников» установлен флажок.
Отчет показывает только тех людей, которые уже оформлены в организации. Если по должности предусмотрена штатная единица, но сотрудник на неё ещё не принят, отдельной строки в отчете не будет. Для работы с вакансиями нужен именно механизм штатного расписания, который предусмотрен в «1С:ЗУП», но отсутствует в стандартной «1С:Бухгалтерии».
В отдельных вариантах отчетов могут встречаться поля, близкие по смыслу к количеству ставок или единиц. Их иногда можно вывести через расширенные настройки:
Важно помнить, что в стандартной 1С:Бухгалтерии 8.3 плановое количество штатных единиц не ведется так же полно, как в «1С:ЗУП». Поэтому использовать такой отчет как полноценную замену штатному расписанию некорректно. Если компании важно фиксировать именно штатные единицы и вакансии, лучше вести этот учет во внешнем шаблоне или в «1С:ЗУП».
Нужно изменить фильтр по состоянию сотрудников в настройках отчета. Для этого в расширенных настройках отчета откройте вкладку «Фильтры» или «Отборы». Найдите условие, которое ограничивает список работающими сотрудниками на дату отчета, и измените его либо снимите соответствующее ограничение. После этого сформируйте отчет повторно.
Да. После настройки отчета воспользуйтесь командой «Сохранить вариант отчета». Можно задать собственное название варианта и выбрать, кому он будет доступен: только вам или другим пользователям информационной базы. Это удобно, если один и тот же набор полей и отборов используется регулярно.
Сам по себе этот отчет лучше рассматривать как внутренний рабочий инструмент. Он полезен для сверки и анализа данных, но не заменяет утвержденное штатное расписание. Если при проверке требуется именно такой документ, ориентироваться нужно на ту форму, которая утверждена в организации: это может быть как
Отчет «Штатные сотрудники» может использоваться для сверки данных, но представлять его как полноценное штатное расписание некорректно.
Если цель — просто быстро получить список сотрудников по подразделениям и должностям, возможностей «1С:Бухгалтерии 8.3» обычно достаточно: нужные сведения можно взять из отчета «Штатные сотрудники». Но если организации нужен именно кадровый документ с утвержденной структурой, ставками, вакансиями и историей изменений, бухгалтерская база эту задачу полностью не закрывает. В этом случае отчет из 1С становится лишь источником данных, а само штатное расписание оформляют отдельно либо ведется в «1С:ЗУП».
Если для ваших кадровых задач возможностей «1С:Бухгалтерии 8.3» уже недостаточно, специалисты ВЦ
Мы можем помочь с:
_________________________________________________________________________________________________________
Если вам нужно не просто найти отчет «Штатные сотрудники», а выстроить полноценный кадровый учет в 1С, обратитесь к специалистам ВЦ
