Содержание статьи
Электронный документооборот становится все популярнее. Он уже используется не только для обмена документами между юрлицами, но и внутри компании, для решения кадровых задач. Особенно удобен для таких целей сервис 1С:Кабинет сотрудника, где можно без труда обмениваться кадровыми документами между службой персонала, бухгалтерией и сотрудниками. Это позволит решать кадровую рутину (заказ справок, оформление заявлений и др.) онлайн, быстро и комфортно для всех участников процесса.
Для того, чтобы данное взаимодействие имело юридическую силу необходимо создать электронную подпись для всех сотрудников. Мы расскажем и покажем, как выпустить электронную подпись и чем она полезна.
Кадровый документооборот в электронном формате предполагает использование двух форматов подписей — УКЭП и УНЭП.
УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) используется работодателем и применяется для заверения договоров, дополнительных соглашений, уведомлений и приказов. Подпись можно оформить в одном из аккредитованных Минцифры удостоверяющих центров или в сервисе 1С:Подпись. Такая подпись платная (стоимость одного сертификата — 600 рублей), срок действия обычно составляет 1 год.
УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись) — электронный аналог обычной подписи человека. Она имеет юридическую силу, документы, заверенные этой подписью, считаются равноценными документам, на которых стоит собственноручная подпись шариковой ручкой. Оформить такую подпись можно разными способами, но если в компании применяется сервис 1С:Кабинет сотрудника, то удобнее всего будет выпустить ее прямо там. Делается это за пару минут в мобильном приложении или в веб-версии сервиса после авторизации. В 1С:Кабинет сотрудника подпись хранится в облаке, процедура получения бесплатная. УНЭП сотрудник применяет для подписывания заявлений (например, на отгул или отпуск, об увольнении) и запросов (например, справки с места работы) в 1С: Кабинет сотрудника.
Первым делом нужно подключить кадровый ЭДО в сервисе 1С:Кабинет сотрудника. Делается это за один клик: нужно открыть сервис и поставить галочку рядом со строкой “Используется кадровый ЭДО”.
Далее представитель организации, ответственный за кадровый документооборот — главный бухгалтер или начальник отдела кадров — должен выпустить электронную подпись организации. Она будет применяться для заверения различных документов внутреннего ЭДО.
Сделать это очень просто. В программе 1С ЗУП (или другой программе 1С, в которой вы ведете кадровый учет) Откройте раздел “Администрирование” и перейдите в “Обмен электронными документами”. Поставьте галочку рядом с “Электронные подписи”.
Чтобы настроить подпись, нужно нажать на “Настройки электронной подписи и шифрования”.
После того, как для сотрудников были созданы личные кабинеты, каждый из них получает собственный ключ активации. Он понадобится для входа в веб-версию сервиса и мобильное приложение. Приложение 1С:Кабинет сотрудника можно скачать в Google Play или App Store.
Путь создания электронной подписи будет такой (обращаем внимание, что это инструкция для это iOS, интерфейс на Android может отличаться):
Шаг 1. Откройте приложение и авторизуйтесь в нем. На главной странице приложения (первое, что вы видите зайдя в него), нажмите справа внизу … (три точки)
Шаг 2. Далее нажмите “Профиль”
Шаг 3. Далее вы внизу увидите надпись «Электронная подпись» и ссылку «Создать». Нажимаете создать.
Шаг 4. После этого вы увидите всплывшее окно, где заполняете нужные строки и нажимаете кнопку «Сохранить». Это все — подпись создана и теперь вы можете ею пользоваться, когда приложение у вас запросит подписать какой-то документ, например «Расчетный лист», вы вводите пароль и подписываете.
Случается, что сотрудник забывает пароль для своей электронной подписи. Это нередкая ситуация, ведь нам приходится хранить в памяти множество сочетаний “логин/пароль”, и забыть какую-то из комбинаций довольно просто. Отчаиваться не стоит, потому что в 1С:Кабинет сотрудника подпись всегда можно обновить и перевыпустить. Для этого нужно всего лишь нажать “Обновить”.
В мобильном приложение по тому же пути, что мы писали ниже — Главная — … (три точки) справа внизу — «Профиль» — «Электронная подпись» внизу — ссылка «Обновить». Нажимаете обновить и прописываете новый пароль.
Если вы не пользуетесь мобильным приложением, а используете сервис через браузер, то путь к кнопке «Обновить» будет аналогичным.
Однако случается и такое, что сотрудник не может перевыпустить подпись, просто потому что у него отсутствует необходимая кнопка в приложении. Чтобы исправить ситуацию, нужно обратиться к администратору сервиса в вашей компании. Это может быть специалист кадровой службы, бухгалтерии или кто-то еще — у него есть права администратора и он может сделать такую операцию для любого сотрудника.
Если проблема серьезнее и возникает какая-либо ошибка, то рекомендуем обратиться к организации, которая обслуживает вашу компанию по 1С. ГК “Визард” поможет справиться с любой проблемой, связанной не только с сервисом 1С:Кабинет сотрудника, но и с другими, возникающими в продуктах 1С. Звоните или оставьте заявку с сайта, наш специалист свяжется с Вами, обсудим проблему и решим ее оперативно!
