В статье вы узнаете:

• Ситуация с ЭДО в России
• Преимущества внедрения ЭДО для бизнеса
• Зачем переходить на ЭДО сейчас
• Как подготовиться к переходу на ЭДО
• Сервисы 1С для перехода на ЭДО
• Затраты на внедрение ЭДО

Электронный документооборот становится все популярнее: на него переходят не только крупные компании-лидеры рынка, но и представители малого и даже микробизнеса. Расскажем подробно, как перейти на ЭДО, какие шаги выполнить и сколько это будет стоить.

Ситуация с ЭДО

Концепция развития электронного документооборота была представлена налоговой службой (ФНС)  в 2020 году. Согласно дорожной карте, к 2024 году абсолютное большинство документов будут переведены в электронный формат. Это позволит экономить на бумаге не только бизнесу, но и государству, а также поможет быстро обмениваться документами всем участникам бизнес-процессов.

Как и в случае с переходом бизнеса на онлайн-кассы, переход будет плавным. В 2021 году подготовлены нормативные правовые акты об ЭДО. На 2022 год запланирована аккредитация операторов ЭДО, а также перевод всех счет-фактур в электронный вид. В 2023 году все закрывающие документы станут электронными, а в 2024 году ЭДО станет международным: отечественные компании смогут вести документооборот в электронном формате с иностранными партнерами.

Преимущества внедрения ЭДО для бизнеса

Электронный документооборот может быть реализован на разных платформах. Бухгалтеру будет гораздо проще вести ЭДО в хорошо знакомой программе 1С. Система электронного документооборота 1С проста: все документы хранятся в 1С, не нужно ничего долго искать, а любой документ просто отправить в ФНС или в другие органы в ответ на запрос. Приходные накладные и счета-фактуры автоматически создаются в программе 1С на основе входящих электронных документов – быстро и без расхождений в реквизитах. Электронный документооборот с помощью сервиса 1С:ЭДО очень удобен — в программе сразу видно, кто из партнеров и клиентов уже подключен к ЭДО. Электронный документооборот программы 1С не требует интеграции: 1С-ЭДО уже встроен в программы платформы 1С:Предприятие.

Также среди преимуществ электронного документооборота можно выделить следующие:

• электронные и бумажные документы имеют равную силу. Электронные документы проще найти, чем бумажные: не нужно вручную перебирать кипу бумаг, достаточно запустить поиск на компьютере;
• все документы отправляются мгновенно: не проходит и нескольких секунд, как контрагент или представитель вашей организации уже получил все нужные файлы;
• проще исправлять ошибки: не нужно заново распечатывать документ, собирать подписи;
• не нужно больше содержать большую канцелярию и архив;
• существенно снижаются расходы на бумагу, картриджи для принтеров, обслуживание оргтехники.

Зачем переходить на ЭДО сейчас

Окончательный переход бизнеса на электронный документооборот предварительно запланирован на 2024 год. Однако в сложившейся ситуации, когда стоимость расходников растет очень быстро и непредсказуемо, гораздо мудрее будет перейти на ЭДО прямо сейчас: переход позволяет на 80% сократить расход бумаги в компании!

Еще переход сейчас позволит полностью опробовать систему, протестировать ее в условиях своего бизнеса, найти проблемные места и исправить их. И все это без спешки, без суеты и тревоги получить штраф.  Опять же, дефицит бумаги уже почувствовали почти все сферы бизнеса, и правительство может ускорить обязательный переход на ЭДО. Чтобы не оказаться в ситуации, когда нужно будет срочно переводить процессы на новые рельсы, лучше задуматься о внедрении ЭДО прямо сейчас.

Как подготовиться к переходу на ЭДО

Воспользуйтесь нашим чек-листом, чтобы ничего не упустить:

1. Переведите документы в электронный формат:

• кадровые (уведомления об изменении условий работы, заявления о переводе на другую должность, об отпуске и увольнении).
• транспортные ( накладные, заказ-наряды, сопроводительные ведомости, путевые листы).
• по учёту НДС (счета-фактуры, УПД, книги покупок и продаж).
• формы КС-2 и КС-3 (актуально для строительной сферы)

1. Получите электронную подпись (например, 1С: Подпись)
2. Выберите оператора электронного документооборота или/и сервис для обмена документами . Сервис 1С:ЭДО станет оптимальным решением для пользователей программ 1С, так как уже встроен в программы платформы 1С:Предприятие.
3. Установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро»
4. Обучите работников пользоваться квалифицированной электронной подписью: как и где получить, как подписывать документы и отправлять их.
5. Закрепите переход на ЭДО в локальных актах предприятия.

Сервисы 1С для перехода на электронный документооборот

Для запуска электронного документооборота в вашей компании фирма «1С» предлагает специальные сервисы, которые позволяют полностью автоматизировать процесс обмена электронными документами, а мы как официальный партнер фирмы «1С» готовы в краткие сроки активировать данные сервисы и помочь Вам начать ими пользоваться.

Кроме отправки электронных документов (это сервис 1С:ЭДО), вы можете получить сертификат электронной подписи в сервисе 1С:Подпись.

Эти два сервиса позволят быстро перевести документы в электронный формат, ускорить работу с документами контрагентов и внутренней документацией, получить нужную информацию, а также сократить расходы на бумагу и обслуживание оргтехники.

Затраты на внедрение 1C электронный документооборот

Чтобы перейти на ЭДО, потребуется электронная подпись, программа “КриптоПро” и непосредственно сам сервис 1С-ЭДО.

Сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи

Сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи от удостоверяющего центра на сотрудника можно получить в сервисе 1С:Подпись. Электронная подпись применяется для обмена документами, регистрации онлайн-кассы, регистрации в системе “Честный знак” и других целей. После установки криптопровайдера подключите сервис 1С:Подпись, чтобы оформить заявление на получение сертификата. Стоимость электронной подписи на одного сотрудника составляет 600 рублей в год.

Электронная подпись на руководителя по новым правилам, действующим с 1 января 2022 года может быть получена только в УЦ ФНС (то есть в налоговой) или у доверенных ею лиц при непосредственном визите.

Программа КриптоПро

КриптоПро — это специальный криптопровайдер, софт, предназначенный для подписи и шифрования. Без применения таких программ, как КриптоПро, использование ЭЦП становится невозможным.

Стоимость программы составляет примерно 1500 рублей на год, либо порядка 3000 рублей бессрочная.

Цены на 1С ЭДО

Для малого, среднего и крупного бизнеса, с бухгалтерией от 1С или без — 1С:ЭДО подойдет всем!

• • Оплата за пользование сервисом осуществляется только за входящие документы, а именно за 1 комплект документов по сделке, а не за каждый отправленный документ. 1 комплект = от 1,8 до 10 руб. (зависит от объема трафика и условий оплаты).

• • Для пользователей 1С:ИТС при этом существуют выгодные условия использования 1С-ЭДО. В частности, если имеется договор 1С:ИТС ПРОФ, то можно отправить бесплатно 100 комплектов документов в месяц, если договор 1С:ИТС ТЕХНО — 50 пакетов/месяц бесплатно.

• • Пакет «СтартЭДО” позволяет отправлять бесплатно 20 комплектов документов в месяц. Если отправите в месяц менее 5 комплектов документов, счет за услуги не выставляются. Получение документов не лимитируется.

• Существуют также предоплаченные тарифа на 1С:ЭДО, для получения информации по ним, вы можете связаться с нашим специалистом.

Таким образом, бюджет на внедрение электронного документооборота – вполне приемлем не только для крупных компаний, но и для малого и среднего бизнеса.

Переход на электронный документооборот в России произойдет в ближайшее время: сроки перехода установлены до 2024 года, но они могут сократиться в связи со складывающейся экономической обстановкой. Начните переход сейчас, чтобы успеть составить все нужные локальные документы, выбрать подходящий тариф обслуживания.

Оставьте заявку на сайте или позвоните нашим специалистам, и мы поможем Вам перейти на электронный документооборот с помощью сервиса 1С:ЭДО.