Содержание статьи
Электронный документооборот значительно упрощает и ускоряет работу с информацией. Но многим кажется, что переход на ЭДО сложный и трудоемкий и проще работать по старинке, с бумажками. Как же быстро и удобно перейти на новый формат работы? Расскажем в нашей новой статье на примере решения 1С-ЭДО.
1С-ЭДО – удобный сервис для обмена документами в электронном виде, он подойдет для любых форм бизнеса. Сервис позволяет быстро вносить информацию, оформлять документы и в считанные секунды отправлять файлы другим организациям. Информация надежно защищена, бессрочно находятся в специальном электронном архиве. Нужные файлы легко найти, сохранить и отправить адресату.
Для передачи документов, например, в налоговую инспекцию или в другие надзорные органы, в сервисе предусмотрена очень удобная функция. Файлы отправляются сразу с ЭЦП (электронная цифровая подпись).
Благодаря электронному формату сервис 1С-ЭДО экономит затраты компании на печать, отправку и хранение архива.
Один из самых частых вопросов об 1С-ЭДО – как пользоваться сервисом, чтобы работать эффективно? Рассмотрим работу в этом сервисе более детально.
Для перехода на электронный документооборот поможет специальный сервис фирмы 1С — 1С-ЭДО – современное и постоянно обновляющееся решение. Он отлично работает с самыми популярными программами 1С:
Кроме того, компания 1С разработала специальный сервис для ЭДО в виде облачного приложения. Это -1С:Клиент ЭДО. Его основное преимущество – вся информация хранится в виртуальном облаке. Решение может работать, как автономно, так и совместно с программой 1С.
Итак, вы решили отказаться от работы с бумажным документооборотом. Но с чего же начать подключение 1С-ЭДО?
Перед тем, как подключить ЭДО в 1С, проверьте установлена ли ЭЦП на вашем рабочем компьютере. Для дальнейшей работы не нужна специальная электронная подпись, можно пользоваться той, которая обычно используется, например, для сдачи отчетности.
В таком случае, выпустить новый сертификат можно сразу в программе «1С:Бухгалтерия». Следуйте нашей инструкции:
Уже через один день будет выпущена электронная подпись. Вы можете обновить статус заявления и проверить готовность подписи.
Установите ЭЦП по инструкции.
Возможно, что программа не обнаружит сертификат электронной подписи. В таком случае, нажмите на кнопку «Из установленных на компьютере (для подписания и шифрования)». Далее следуйте нашей инструкции.
Нажмите кнопку «Проверить»
Если на этом этапе нет ошибок, то можно создавать учетную запись ЭДО.
Но если программа все-таки выдает ошибки, то мы рекомендуем обратиться за консультацией к специалистам, обслуживающим программу «1С».
Важно! Для работы в сервисе «1C:Фреш» сертификат ЭЦП может быть установлен только на локальном компьютере.
Начнем с выбора оператора. Официальный оператор 1С-ЭДО – «Калуга Астрал». Однако сервис может быть подключен и к другим операторам, поддерживающим 1С-ЭДО. Совместная работа с контрагентами может быть настроена автоматически или вручную.
К примеру, если вы и компания, в которую будут направлены документы, подключены к одному оператору, то роуминг настраивать не нужно, подключение будет настроено автоматически. В остальных случая требуется настройка роуминга.
Для этого необходимо оставить заявку.
Уточните у контрагента, какой оператор используется в работе с ЭДО.
В справочнике перейдите в раздел «Контрагенты», далее – «ЭДО»
Перейдите в раздел «Отправка приглашения», далее выбирайте оператора ЭДО, с которым работает ваш контрагент.
Обратите внимание на дополнительные сведения – возможно потребуется загрузить письмо о выборе оператора. Этот документ нужно распечатать, подписать и загрузить скан в программу.
Заполните email организации, сюда будет отправляться всю информацию о настройке роуминга. Далее можно отправлять заявку в работу.
Заявка сформирована и направляется оператору ЭДО. Роуминг будет открыт бесплатно и в самые короткие сроки.
ЭЦП получена, работа в ЭДО настроена, теперь нужно пригласить контрагентов к совместной работе. Как отправить приглашение в 1С-ЭДО? Все просто: уточните у компании-получателя, каким оператором ЭДО они пользуются и его идентификатор. Далее отправьте приглашение организации.
Пригласить контрагента в ЭДО в 1С можно следующим образом. В разделе с контрагентами выбирайте организацию, в которую будет отправлен документ. Кликайте на вкладку «ЭДО» и приглашайте компанию к совместной работе.
Контрагент отправил вам приглашение в ЭДО 1С? В таком случае, загляните в раздел «Приглашение» и подтвердите свое согласие.
Итак, приглашение контрагента в 1С-ЭДО получено, вы можете отправлять документы. В разделе «Настройки ЭДО» выбирайте контрагента. Далее нужно указать в каком формате будут отправлены файлы. Вот как это сделать на примере подключенного сервиса 1С-ЭДО в 1С:Бухгалтерия 3.0:
1. Заходим в раздел «Продажи», подраздел «Электронные документы», нажимаем произвольные электронные документы
2. Создаем исходящий произвольный документ, нажимая вкладку «Исходящие» далее «Создать»
3. Заполняем карточку произвольного документа. Указываем организацию, от кого отправляем документ. Указываем контрагента, кому отправляем документ. Делаем вложение самого документа и нажимаем «Подписать и отправить»
Остались вопросы?
Группа компаний «Визард» – официальный партнер 1С. Уже много лет компания оказывает услуги по продаже и подключению 1С-ЭДО.
Если у вас остались вопросы, специалисты «Визард» расскажут как настроить ЭДО в 1С. Также проконсультируют вас по работе сервиса 1С-ЭДО в целом. Оставьте заявку на нашем сайте, менеджеры оперативно свяжутся с вами и ответят на все ваши вопросы.
Вы можете также посмотреть видео о том, как работать в сервисе 1С-ЭДО
