Электронные перевозочные документы с 2026 года: как перейти на новый обязательный формат
08.05.2026
Эксперты Визард
Эксперты Визард
Содержание статьи
С 1 сентября 2026 года вступают в силу изменения в правилах оформления грузовых перевозок. Участники логистических процессов и бухгалтерские службы переходят на электронные перевозочные документы с 2026 года, которые должны передаваться в ГИС ЭПД.
Новые правила обязательны для экспедиторов, перевозчиков, грузоотправителей и грузополучателей, которые работают с транспортной документацией.
ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. Оператор системы — ФНС России. Система принимает, хранит и обрабатывает электронные транспортные документы, а также контролирует движение товаров по накладным.
Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это юридически значимые первичные документы в электронном виде. Каждый файл подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). ЭПД заменяют бумажные перевозочные формы документов.
В состав ЭПД входят:
Вся документация формируется по утвержденным форматам ФНС. Передается через операторов ЭДО или напрямую в ГИС ЭПД.
Обмен формами строится через операторов электронного документооборота, подключенных к ГИС ЭПД. Процесс включает четыре шага.
ЭДО (электронный документооборот) и ЭПД часто путают.
ЭДО обеспечивает обмен бухгалтерскими документами между контрагентами: УПД, счета-фактуры, акты, договоры. С ЭДО работают бухгалтеры, финансовые менеджеры и руководители.
Система перевозочных документов организует обмен сведениями между контрагентами и государственной системой ГИС ЭПД. К ним относятся: электронная транспортная накладная (ЭТрН), заказ-наряд (заявка), электронный путевой лист (ЭПЛ) экспедиторские документы. С ЭПД работают логисты, механики, диспетчеры и водители.
Ключевое отличие: ЭДО — обмен между двумя сторонами. ЭПД — обмен с участием ГИС ЭПД как контролирующего звена.
Операторы ЭДО, включенные в реестр ФНС, обеспечивают передачу документов между учетной системой и ГИС ЭПД. Пользователь работает в привычном интерфейсе 1С, не переключаясь в личный кабинет оператора.
Обязательные электронные перевозочные документы вводятся поэтапно. Законодательство устанавливает разные сроки перевода перевозочных документов в электронный вид. Часть документов обязательна только в электронном формате уже с 1 сентября 2026 года, другие перейдут позже.
С 1 сентября 2026 года обязательный электронный формат вводится для следующих документов:
Что происходит с остальными документами?
Электронные форматы путевого листа, сопроводительной ведомости, заказ-наряда и договора фрахтования законодательно закреплены и могут использоваться уже сейчас. Обязательный переход по этим документам будет введен позднее отдельными нормативными актами.
Переход на электронные перевозочные документы — норма, не предполагающая альтернативы. Бумажный формат после 1 сентября 2026 года будет допускаться только в исключительных случаях, перечень которых определяет Минтранс России.
Отдельно для экспедиторов: с 1 марта 2026 года компании и ИП, которые оказывают транспортно-экспедиционные услуги, должны быть включены в реестр экспедиторов.
Важно понимать:
В системе электронных перевозочных документов используются четыре основных документа. Каждый из них решает свою задачу и закрепляет ответственность на разных этапах перевозки.
Один и тот же участник процесса может выступать в разных ролях в разных перевозках. Например, компания может быть грузоотправителем в одной сделке и грузополучателем — в другой. В этом случае важно правильно заполнить соответствующий титул документа под ту роль, которую участник выполняет в конкретной перевозке.
Примечание: каждая сторона подписывает свою часть документа.
Для полноценной и безопасной работы с ЭПД требуется подключение к ГИС ЭПД через аккредитованного оператора. Визард предлагает готовое решение — сервис 1С-ЭПД, который работает прямо в вашей конфигурации 1С.
Что дает сервис:
Решение подходит для бизнеса любого масштаба: от ИП и малых предприятий до крупных компаний с разветвленными логистическими цепочками.
Почему это выгодно:
1С позволяет отслеживать статусы ЭПД на этапах обработки документа. Для ЭТрН это, как правило, включает:
Хранение электронной перевозочной документации в учетной системе организовано в единой базе. Пользователь может в любой момент открыть оригинал ЭТрН с подписями всех сторон.
Для работы с электронными транспортными документами потребуется подготовить учетную систему, сервисы, подписи и технические средства.
Перечень необходимых компонентов:
Компания сопровождает переход на ЭПД полным циклом работ — от анализа до запуска и поддержки.
_____________________________
Если вам нужна помощь специалистов, обратитесь за консультацией по переходу на электронную перевозочную документацию.
